VERENIGING KLOMPEN & STROOPWAFELS

Notulen Algemene Ledenvergadering
Woensdag 26 maart 2008

Plaats: Café Galanto.
Aanwezig: Alle huidige bestuursleden en kandidaat-bestuursleden en enkele leden. In totaal waren er 16 stemgerechtigde leden aanwezig en dit maakt de vergadering volgens de statuten geldig.

AGENDA

1. Welkom
2. Ingekomen stukken en mededelingen
3. Jaarverslag 2007-2008
4. Financieel verslag 2007-2008
a. Kascontrole
5. Begroting verenigingsjaar 2008-2009
6. Voorstel contributie
7. Voorstel kandidaat leden nieuwe bestuur
8. Verkiezing nieuwe bestuur
9. Discussie over beleidsvoornemens verenigingsjaar 2008-2009 en ideeën voor activiteiten
10. Rondvraag
11. Sluiting

NOTULEN

1. Welkom
Vicevoorzitter Ton in ’t Veld opent de vergadering om 19.45 uur. Hij legt uit dat de huidige voorzitter, Bart Swankhuizen, momenteel in het buitenland vertoeft en daarom vanavond niet aanwezig kan zijn. Volgens de statuten is daarmee de vicevoorzitter plaatsvervangend en neemt Ton daarom deze avond het heft in handen. Hij geeft ook aan dat er vanavond 16 stemgerechtigde leden aanwezig zijn en dat daarmee aan het quorum is voldaan. De vergadering is dus geldig en er mogen beslissingen worden genomen.

2.Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken. Er zijn geen machtigingen binnengekomen. Er zijn geen mededelingen. Een ieder wordt gevraagd de vergadering rookvrij te houden.

3. Jaarverslag 2007-2008
Het jaarverslag 2007-2008 is reeds tevoren per e-mail aan alle leden toegestuurd en wordt als gelezen beschouwd. Toch wordt het ter verfrissing van het geheugen nog kort gepresenteerd. Er zijn geen opmerkingen of aanvullingen van leden. Het Jaarverslag 2007-2008 wordt daarmee goedgekeurd. Impliciet is daarmee ook de lijst van nieuwe activiteiten zoals vermeld aan het einde van het jaarverslag aangenomen.

4. Financieel verslag 2007-2008
Ook het financieel verslag 2007-2008 is reeds aan de leden toegestuurd en wordt dus als gelezen beschouwd. De penningmeester, Hans Pollmann, geeft echter toch een korte toelichting. Er zijn drie soorten inkomsten:
•  Leden contributie
•  Activiteiten
•  Sponsoring
De contributies van leden blijken erg moeilijk te innen. Herinneringen worden in de wind geslagen. De beste methode is persoonlijk aanspreken en ter plekke betalen. Voornamelijk gedurende activiteiten. De meeste activiteiten zijn weinig winstgevend geweest. Slechts de Haringparty (eerste activiteit) was erg verliesgevend, maar dit is in de loop van het jaar gecompenseerd door o.a. het voetbalevenement, het Mossel, Bier & Frietenfestijn en het Sinterklaasfeest. Sponsoring was er tot nu toe alleen voor specifieke activiteiten en hebben als zodanig niet direct aan de financiële positie van de vereniging bijgedragen. Grosso modo is de stand van zaken aan het einde van het kalenderjaar 2007:
•  In kas: 8.000 RON;
•  Op de bank in Nederland: 700 EUR;
•  Op de bank in Roemenië: 800 EUR en 4.000 RON.
Dit is een tussentijds verslag, aangezien het officiële verenigingsjaar loopt t/m 30 april.

a. Kascontrole
Volgens de statuten is er een minstens drie leden tellende kascontrolecommissie (KCC) nodig, waarvan tenminste 1 lid een in Roemenië geregistreerde en bevoegde accountant moet zijn. De leden van de kascontrolecommissie hoeven geen lid te zijn van de vereniging. Tot nu heeft zich slechts 1 kandidaat aangemeld: Peter de Ruiter. Gedurende de vergadering meldt ook Els Loesberg zich aan. Peter meldt dat hij de bevoegde accountant via zijn bedrijf zal regelen om zo de kascontrole te kunnen uitvoeren volgens de Roemeense wetgeving. Er heerst nog een dilemma wanneer de KCC moet controleren: volgens de statuten loopt het verenigingsjaar tot 30 april, terwijl de Algemene Ledenvergadering tenminste 1 maand voor het einde van het verenigingsjaar moet plaatsvinden. Hoe en wanneer kan de KCC dus aan de ledenvergadering haar bevindingen mededelen? Het voorstel is om de KCC na 1 mei de boeken te laten controleren. Zij brengt verslag uit op de website van nederland.ro. Leden stemmen daarna via e-mail (wat is toegestaan) en de Algemene Ledenvergadering kan op deze wijze de penningmeester dechargeren voor het verenigingsjaar 2007-2008. Het voorstel wordt aangenomen.

5. Begroting verenigingsjaar 2008-2009
De penningmeester geeft uitleg bij de begroting voor het verenigingsjaar 2008-2009:

6. Voorstel contributie
Op dit moment is de contributie de enige structurele inkomstenbron voor de vereniging, hoewel betalingsdiscipline bij leden te wensen over laat. Het bestuur is van mening dat de leden contributie eigenlijk omlaag moet om de drempel zo laag mogelijk te maken. Een klein bedrag zal altijd nodig blijven om administratieve discipline te handhaven (nieuwe leden die zich in moeten schrijven, leden die het land verlaten moeten zich uitschrijven). Het bestuur stelt voor om de contributie in het nieuwe verenigingsjaar niet te veranderen. Het contributievoorstel voor het verenigingsjaar 2008-2009 wordt daarmee:

Dit voorstel draagt impliciet de opmerking dat op termijn de contributie lager moet worden. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen.

7. Voorstel kandidaat-leden nieuwe Bestuur
Enkele leden van het huidige bestuur zullen zich niet meer kandidaat stellen voor het komende bestuursjaar:
• Bart Swankhuizen (voorzitter) vertrekt op korte termijn naar Rusland.
• Patricia van den Merendonk (ledenadministratie) gaat elders bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de slag.
• Jerry van Schaik (activiteiten) gaat zich richten op zijn zakelijke activiteiten.
De drie resterende bestuursleden zijn herkiesbaar:
• Richard Reese (secretaris)
• Hans Pollmann (penningmeester) en
• Ton in ’t Veld (communicatie en vicevoorzitter).
Daarnaast heeft zich een fiks aantal leden kandidaat gesteld voor de opengevallen plaatsen. In willekeurige volgorde:
• Klaas Postema – is bereid om de voorzittershamer over te nemen
• Nuria Simon Artigas – activiteiten
• Larissa Korporaal – ledenservice
• Silke Kuijpers
• Pascal Plovie
• Marc Paulissen
Alle kandidaten stellen zich voor aan de vergadering.

8. Verkiezing nieuwe bestuur
Aangezien de werkdruk op het bestuur 2007-2008 af en toe behoorlijk hoog was, wordt voorgesteld om alle negen kandidaat-bestuursleden aan te nemen.
Unaniem wordt dit voorstel aangenomen.

9. Discussie over beleidsvoornemens verenigingsjaar 2008-2009 en ideeën voor activiteiten
Het bestuur 2007-2008 heeft nog wat beleidsvoornemens op papier gezet die ze graag mee wil geven aan het volgende bestuur:
• Sponsorwerving: op dit moment zijn er 150–170 individuele bezoekers per dag op de website www.nederland.ro. Hier kan wat mee gedaan worden en het bestuur acht dit voldoende interessant om banner sponsors aan te trekken.
• Ledenadministratie: uitbouwen naar 'Ledenservice' door taakverrijking. Een voorbeeld kan zijn om een vraagbaak op te bouwen op de website.
• Uitbouwen en intensiveren van de samenwerking met de Nederlandse Kamer van Koophandel (KvK) in Roemenië. Een voorbeeld van intensievere samenwerking is het gezamenlijke initiatief om de 'Dutch Masters' te organiseren, een 10-daags cultureel en zakelijk evenement om de bekendheid over Nederland onder Roemenen te vergroten. Dutch Masters wordt hoogstwaarschijnlijk in april/mei 2009 gehouden.
• Uitbouwen van de relatie met de Belgische ambassade om zo ook meer Vlamingen bij nederland.ro te betrekken. De 2 Vlamingen in het nieuwe bestuur zullen hier ook zeker aan bijdragen.
• Leden van buiten Boekarest meer bij de vereniging betrekken. In 2007 is er geprobeerd om een uitje naar Sibiu te organiseren in het kader van Sibiu–culturele hoofdstad van Europa 2007, maar er kwam geen enkele aanmelding binnen.
• Contacten met studenten Nederlands aan de universiteit van Boekarest. Het bestuur zou graag zien dat ook Nederlandssprekende Roemenen naar de activiteiten van nederland.ro komen, maar de drempel voor de studenten blijkt in de praktijk toch hoog.

10. Rondvraag
• Op dit moment zijn er ongeveer 200 mensen betrokken bij de vereniging. Klaas Postema vraagt naar een schatting van het aantal Nederlanders in Roemenië. Naar schatting verblijven er ongeveer 650 Nederlanders in Roemenië.
• Oranjebal (hoewel geen nederland.ro activiteit) wordt definitief gehouden op vrijdag 16 mei in het Novotel.
• Peter de Ruiter merkt op dat er in het nieuwe bestuur geen link is met de Nederlandse Ambassade. Er wordt opgemerkt dat er toch veel informele informatie-uitwisseling plaatsvindt, en in de Dutch Masters organisatie zitten de beide entiteiten zelfs samen. Aangezien regelmatig overleg toch vruchtbaar wordt beschouwd, stelt Jaap Werner voor om een liaison aan te stellen. Inmiddels is Hans Sandee bereid gevonden als zodanig te fungeren. Hij wordt geen lid van het bestuur, maar zal zo nodig bestuursvergaderingen bijwonen en als contactpersoon fungeren.
• De wens wordt uitgesproken dat dit overleg tussen de Nederlandse ambassade en nederland.ro kan worden uitgebreid met vertegenwoordigers van de Nederlandse KvK in Roemenië en met de Belgische ambassade.
• Jaap Werner uit zijn grote waardering voor wat er in dit eerste jaar van de vereniging tot stand gebracht is en deelt een groot compliment uit.
• Peter de Ruiter stelt dat de statuten van de vereniging in dienst staan van de vereniging en niet andersom. Indien de statuten ergens knellen, kunnen ze gemakkelijk worden veranderd. Pascal Plovie als bestuurslid en als jurist kan daar zorg voor dragen.

11. Sluiting
De vergadering wordt gesloten om 21.00 uur en in informele sfeer wordt nog lang nagepraat.